Marketingbureaustructuur: De beste types (met feedback van 5 bureaus)

De geschiedenis van de term ‘agency’ kan worden teruggevoerd naar de 19e eeuw toen Volney B. Palmer het eerste bureau in de VS opende.

Hij verwees naar zijn bedrijf als een ‘agent’ en opereerde in wezen als een media-agentschap, waarbij hij in bulk advertentieruimte in gedrukte media opkocht en deze met winst aan klanten verkocht.

Sinds het Gouden Tijdperk van de reclame in de jaren 1960, hebben marketingbureaus een lange weg afgelegd.

Beeldbron: NCLAC

Ze hebben zich aangepast en geëvolueerd door de internetboom in de jaren '90, de mobiele technologieboom in de jaren 2000, de verstoring veroorzaakt door de pandemie in 2020, en nu de AI-boom in 2023.

Opmerking: bekijk ons geweldige artikel over hoe top digitale bureaus AI gebruiken in hun bedrijfsprocesoptimalisatie.

Eén ding dat consistent is gebleven door de decennia heen, is de noodzaak voor bureaus om hun teams in specifieke structuren te organiseren om aan de eisen van de klant te voldoen. Een marketingbureau structuur verwijst naar hoe personeel en teams zijn georganiseerd in uw organisatie.

Hier bij SEOptimer spreken we voortdurend met onze bureauklanten en het fascineert ons hoe verschillende bureaus zichzelf organiseren in verschillende werkstructuren.

Voor dit artikel hebben we een paar toonaangevende digitale bureaus ondervraagd om een idee te krijgen van de structuren die ze hebben geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat hun teams zo efficiënt mogelijk werken.

We'd like to thank the following contributors for sharing insights on the marketing agency structures they've implemented within their organizations:

• Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Canada
• Andy Beohar @ SevenAtoms, Verenigde Staten
• Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Verenigd Koninkrijk
• Daniel Samples @ Nurdit, Verenigde Staten
• Holly Rollins @ 10x Digital, Verenigde Staten

Over het algemeen geven de meeste bedrijfseigenaren niet veel om hun bedrijfsstructuren. Maar voor bureau-eigenaren is dit eigenlijk een zeer belangrijk element van hun bedrijf. De reden is dat de meeste bureau-eigenaren te maken hebben met een groot aantal leveringen, waardoor ze vaak onder veel druk en stress staan.

Door een agentschapsstructuur te implementeren, kunnen oprichters van agentschappen hun bedrijven zo efficiënt mogelijk laten opereren en uiteindelijk opschalen om meer geld te verdienen.

Typische structuren van marketingbureaus

Traditionele Marketingbureau Structuur

De traditionele marketingbureau-structuur is een benadering die de tand des tijds heeft doorstaan. Grote reclamebureaus hebben dit model gebruikt om hen te helpen teams te beheren en om autoriteit te centraliseren, waardoor een opwaartse rapportagestroom ontstaat.

Alle specialisaties (SEO, social media marketing, webdesign, enz.) en bedrijfsactiviteiten (boekhouding, personeelszaken, enz.) zijn gegroepeerd in hun eigen individuele teams.

Dus deze marketingbureau-structuur zal resulteren in verschillende teams gebaseerd op hun specialisaties. Bijvoorbeeld, het SEO-team zal bestaan uit een directeur van SEO, senior SEO, junior SEO, enz.

Evenzo zal het social media team bestaan uit het hoofd van social media marketing, senior media buyer, junior social media managers, enz.

Elke team, of divisie, wordt beheerd door een afdelingshoofd (bijv. directeur van SEO) die rapporteert aan de algemeen directeur of een andere leidinggevende zoals een Chief Operating Officer (COO).

Voordelen

• Duidelijke lijnen van gezag en verantwoordelijkheid.
• Makkelijker om grote teams te beheren.
• Specialisatie in specifieke rollen en taken.

Nadelen

• Kan rigide zijn en langzaam om zich aan te passen.
• Risico op communicatieproblemen tussen niveaus.
• Potentieel voor afdelingssilootjes.

Pod Marketing Agency Structuur

Zoals de naam al doet vermoeden, verdeelt de pod marketingbureau structuur de organisatie in teams of “pods” op basis van per project.

Dit resulteert in teams bestaande uit een projectleider of strateeg en vervolgens verschillende individuen uit verschillende specialisaties die de diensten kunnen leveren.

Een pod in een marketingbureau die deze structuur gebruikt, kan bestaan uit de volgende leden:

• Projectleider of accountmanager
• SEO Specialist
• PPC Specialist
• Social media marketing specialist
• Grafisch ontwerper
• Copywriter

Dus je hebt één “pod” die al je restaurantklanten bedient, een andere die al je ecommerceklanten bedient, enzovoort.

In de pod marketingbureau structuur, rapporteert de projectmanager aan de algemeen directeur, hoofd van klantendiensten, enz.

Bovendien zijn backoffice-activiteiten zoals financiën en personeelszaken verdeeld in hun eigen respectieve pods.

Voordelen

• Bevordert teamwork en collectief probleemoplossend vermogen.
• Verhoogt de wendbaarheid en responsiviteit naar de behoeften van de klant.
• Maakt snellere aanpassingen op basis van feedback mogelijk, aangezien het team nauw samenwerkt.

Nadelen

• Risico op overbodigheid als meerdere pods vergelijkbare taken uitvoeren.
• Potentiële uitdagingen bij het behouden van een samenhangende agentschapscultuur over diverse pods.
• Vereist voortdurende ondersteuning van leiderschap om ervoor te zorgen dat er afstemming is met de algemene doelen van het agentschap.

Matrix Marketing Bureau Structuur

De matrix marketingbureau structuur is bijna zoals de traditionele structuur, echter, het staat de flexibiliteit toe van de vorming van cross-divisionele teams zoals met het pod marketing systeem.

Je kunt de matrix marketingbureau structuur eigenlijk zien als een hybride tussen de traditionele en pod bureau structuren.

In de matrix marketingbureau structuur, worden teams gegroepeerd volgens afdelingen of divisies (SEO, PPC, e-mailmarketing, enz.), echter, ze hebben de mogelijkheid om cross-divisionele teams te vormen voor individuele projecten.

Er is geen “one size fits all” marketingbureau structuur.

De structuur die je kiest, zal uiteindelijk afhangen van de grootte van je bureau en het aantal klanten dat je hebt, maar hier later meer over.

Ook, onthoud dat een marketingbureau structuur niet permanent is, je kunt altijd dingen mixen en je structuur veranderen om de beste te vinden voor jouw specifieke bureau.

Voordelen

• Flexibiliteit in toewijzing van middelen.
• Bevordert samenwerking tussen verschillende functies.
• Balanceert specialisatie met projectgerichte focus.

Nadelen

• Kan leiden tot verwarring met dubbele rapportagelijnen.
• Potentieel voor conflicten tussen project- en afdelingsmanagers.
• Vereist sterke communicatie om effectief te zijn.

Structuur van Marketingbureau vs Organigram van Bureau

Je hebt misschien eerder de terminologie “agency org chart” gehoord.

Maar, wat is het verschil tussen de structuur van uw marketingbureau en het organigram van het bureau?

Nou, simpel gezegd, het organigram van het bureau is slechts een visuele weergave van de structuur van het marketingbureau. Het organigram van het bureau toont de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen het bureau, evenals de rapportageworkflow.

Waarom is Nadenken Over de Structuur van Uw Marketingbureau Belangrijk?

Het selecteren van de beste marketingbureau-structuur vereist enige zorgvuldige overweging. Dat gezegd hebbende, zijn er verschillende redenen waarom je goed moet nadenken en de beste optie voor je bureau moet overwegen:

Essentieel voor opschaling

De belangrijkste reden voor het implementeren van een marketingbureau-structuur is omdat het de algehele productiviteit verhoogt.

Een marketingbureau structuur stroomlijnt de processen en operaties van uw bureau. En als resultaat wordt het werk sneller en efficiënter gedaan.

Een bureau dat efficiënt kan werken, kan zijn activiteiten opschalen door simpelweg te repliceren wat al werkt.

Verwijdert Verwarring

Wanneer er een duidelijk gedefinieerde marketingbureau-structuur aanwezig is, zullen alle medewerkers precies weten aan wie ze moeten rapporteren en wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn.

Afbeeldingsbron: Runn

Maakt het gemakkelijk om voortgang bij te houden

Er zijn veel verschillende processen en dingen gaande in een digitale agency, van klantendiensten tot servicelevering.

Een marketingbureau structuur maakt het gemakkelijker voor managers en projectleiders om op de hoogte te blijven van werk dat relevant voor hen is zonder te worden overladen met onnodige informatie.

Marketingbureaustructuren in een [remote] wereld

Met de stijging van de vraag naar werken op afstand banen en de voordelen van het hebben van externe teams, hebben bijna alle marketingbureaus hun werkprocedures en structuren op afstand moeten implementeren om ervoor te zorgen dat de operaties efficiënt blijven.

In feite is werken op afstand hier om te blijven. Studies tonen aan dat in het jaar 2025, 36,2 miljoen Amerikanen op afstand zullen werken. Dit is een toename van 16,8 miljoen ten opzichte van voordat de pandemie begon.

Het beheren van een extern team heeft zijn uitdagingen. En als gevolg daarvan is het kiezen van een effectieve marketingbureau-structuur voor je externe bureau van het grootste belang.

We vroegen oprichters en leidinggevenden van bureaus de volgende twee vragen om hun bureau structuren te begrijpen:

• Welke marketingbureau-structuur gebruik je in jouw bureau?
• Hoe zorg je ervoor dat het werk gedaan wordt bij het beheren van een extern team?

Succesvolle [Agencies] Vertellen Ons Over de Structuur die Voor Hen Werkt

Kyle Smendziuk - WebMarketers

Kyle is de CEO van WebMarketers, een digitaal bureau met 40 personen gevestigd in Canada bestaande uit zowel kantoormedewerkers als thuiswerkers.

Hij merkt op dat het succesvol opschalen van een bureau vereist dat je je richt op hoge retentiepercentages om te voorkomen dat nieuwe verkopen overeenkomen met churn en tegen een groeibarrière aanlopen.

“In een digitale ruimte die nu veel complexer is, vertrouwen bedrijven steeds meer op multidisciplinaire teams om hun marketinginspanningen te beheren.

Het handhaven van KPI’s op schaal vereist dat bureau-eigenaren investeren in ervaren middenmanagement, aangezien een eigenaar niet langer campagnes en relaties voor alle klanten kan leiden.”

Andy Beohar - SevenAtoms

"Ons team bij SevenAtoms is gestructureerd op basis van specifieke expertisegebieden en functies.

Elk lid heeft een complementaire vaardighedenset die bijdraagt aan de algehele effectiviteit van het team.

We geven prioriteit aan samenwerking en flexibiliteit, daarom werken we onder een platte structuur met minder managementlagen. Dit stelt ons in staat om efficiënter samen te werken en ons aan te passen aan veranderende behoeften en prioriteiten."

Om het meeste uit de remote cultuur te halen, moeten bedrijven een virtuele kantooromgeving creëren die de persoonlijke ervaring zo nauwkeurig mogelijk nabootst.

Dit omvat het stellen van duidelijke verwachtingen voor communicatie en het definiëren van kanalen voor snellere reactietijden.

Bijvoorbeeld, instant messaging kan worden gebruikt voor tijdgevoelige verzoeken, video-oproepen voor vergaderingen, en tools zoals Wrike of Slack voor projectbeheer. Bovendien is het cruciaal om een goed gedefinieerde workflow op te stellen die taken en activiteiten verduidelijkt, zodat teamleden de verwachtingen en deadlines begrijpen.

Door deze strategieën te implementeren, kunnen agentschappen de voordelen van gedistribueerde teams benutten terwijl ze de productiviteit handhaven en het succes van hun externe personeel waarborgen.

Paul Mario Vratusha - D Studio Consulting

"Ons team is verdeeld in vijf groepen, elk met hun eigen unieke verantwoordelijkheden."

Paul merkt op dat hun managementteam de zakelijke kant van de zaken overziet en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Ze werken nauw samen met andere teams om ervoor te zorgen dat klanten de hoogste kwaliteit service ontvangen.

Het verkoopteam is toegewijd aan het vinden van nieuwe klanten met behulp van inbound marketingstrategieën. Zodra ze een potentiële lead identificeren, werken ze samen met onze service-experts om een op maat gemaakt aanbod te creëren dat aan hun behoeften voldoet.

Zodra een verkoop is gedaan, neemt het onboardingteam het over en zorgt ervoor dat ze alle benodigde toegang hebben tot de advertentiekanalen, diensten en websites van de klanten. Als een van deze middelen ontbreekt, zal het onboardingteam deze voor de klant aanmaken.

"Onze service-experts zijn zeer gespecialiseerd in hun respectieve gebieden en werken zowel als accountmanagers als serviceverleners. Als een klant meerdere diensten bestelt, delegeert onze hoofdservice-expert taken aan gespecialiseerde service-experts die goed uitgerust zijn om deze te behandelen.

Alle taken die extra ondersteuning vereisen, worden gedelegeerd aan junior assistenten, die gekwalificeerd en enthousiast zijn om te helpen bij ontwerp, codering, schrijven, enz.

Over het algemeen wegen de voordelen van onze teamstructuur zwaarder dan de risico's, waardoor we hoogwaardige service kunnen bieden."

Om de efficiëntie en effectiviteit van een extern team echt te optimaliseren, moeten bureaus een groot aantal tools en strategieën gebruiken.

Regelmatig geplande check-ins en vergaderingen dienen als een dynamisch platform voor het bespreken van voortgang, het identificeren en aanpakken van problemen, en het allerbelangrijkste, het waarborgen van afstemming over de hele linie.

Bovendien moeten bureaus de kracht van projectmanagementsoftware benutten om naadloos deadlines bij te houden en taken te delegeren, terwijl ze een samenwerkingsgerichte werkomgeving bevorderen die teamleden in staat stelt om gedurende de werkdag gemakkelijk te communiceren.

"Bij D Studio Consulting nemen we grote zorg om duidelijk gedefinieerde verwachtingen en realistische deadlines voor elk project vast te stellen, zodat onze teamleden zijn uitgerust met de benodigde middelen en ondersteuning die nodig zijn om hun doelen volledig te realiseren."

Last but certainly not least, prioriteer [vertrouwen] en [communicatie] als integrale componenten van je organisatorische ethos, en leg een basis van sterke relaties met elk van je teamleden, zelfs in de context van [remote work].

Daniel Samples - Nurdit

"Als een Amazon PPC-bureau gebruiken we een hybride structuur die elementen van een functionele en divisiestructuur combineert om efficiëntie en productiviteit te maximaliseren.

We geven prioriteit aan communicatie en samenwerking door gebruik te maken van verschillende communicatiekanalen zoals e-mail, telefoon en videoconferenties. Regelmatige check-ins en vergaderingen zijn essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit en om eventuele problemen of zorgen snel aan te pakken.

We gebruiken projectmanagementtools zoals Trello, Asana en Monday.com om onze workflow te stroomlijnen en transparantie en verantwoording te behouden."

Daniel bevordert ook een gezonde werk-privébalans door zijn teamleden aan te moedigen pauzes te nemen, zelfzorg te prioriteren en los te koppelen van werk tijdens niet-werkuren.

"Onze innovatieve marketingbureau-structuur en effectieve beheer van het externe team stellen ons in staat om uitzonderlijke diensten aan onze klanten te leveren.

We wijzen functionele groepen toe aan specifieke klantaccounts, waardoor we op maat gemaakte diensten en persoonlijke aandacht kunnen bieden. Door het welzijn van ons team voorop te stellen, kunnen we een positieve werkcultuur bevorderen die productiviteit, creativiteit en tevredenheid stimuleert."

Holly Rollins - 10x Digital

"Bij 10x Digital maken we gebruik van een combinatie van functionele en platte structuren."

In een functionele structuur is het bureau georganiseerd in verschillende afdelingen op basis van de functies die ze uitvoeren, zoals SEO, PPC, PR, en sociale media. Elke afdeling heeft zijn eigen teamleden die gespecialiseerd zijn in hun respectieve vakgebieden.

Deze structuur werkt goed in een externe omgeving, aangezien elk team onafhankelijk kan werken en virtueel kan samenwerken wanneer dat nodig is.

In een platte structuur zijn er weinig managementlagen en hebben teamleden een hoge mate van verantwoordelijkheid. Deze structuur werkt goed in een [remote] omgeving omdat het meer flexibiliteit en wendbaarheid biedt bij het reageren op de behoeften van klanten.

Elke klant heeft een Project Manager die toezicht houdt op de maandelijkse retainer, vergaderingen plant, taken creëert voor andere teamleden, en rapporteert aan het hoger management.

Holly merkt ook op dat ze een wekelijkse productiebijeenkomst hebben om elke klant te bespreken en statusupdates te geven. Teams bij 10x Digital gebruiken projectmanagementsoftware zoals Trello, Basecamp en Workzone om projecten te organiseren en taken toe te wijzen aan verschillende teamleden.

Wat zijn de Belangrijke Rollen in een Marketingbureau?

Accountmanagers

Accountmanagers fungeren als de brug tussen het bureau en zijn klanten. Ze zijn verantwoordelijk voor het begrijpen van de behoeften van de klant, het coördineren van campagnes en het waarborgen van klanttevredenheid.

Creatieve Directeuren

De [creative director] houdt toezicht op de creatieve output van het bureau, waarbij hij ervoor zorgt dat alle campagnes visueel aantrekkelijk zijn en in lijn met het merk en de doelstellingen van de klant.

Strategen

Strategen ontwikkelen de overkoepelende marketingplannen die alle campagnes sturen. Ze voeren marktonderzoek uit, identificeren doelgroepen, en stellen meetbare doelen.

Analisten

Analisten volgen de prestaties van marketingcampagnes, en geven inzichten in wat werkt en wat niet werkt. Ze gebruiken gegevens om aanbevelingen te doen voor toekomstige strategieën.

Wat zijn de Belangrijke Afdelingen die Elk Bureau Zou Moeten Hebben?

Creatieve Afdeling

De creatieve afdeling is verantwoordelijk voor alle visuele en ontwerpelementen van marketingcampagnes. Dit omvat grafisch ontwerp, videoproductie en copywriting.

Afdeling Strategie en Planning

Deze afdeling ontwikkelt de strategische richting voor campagnes, voert onderzoek uit en stelt doelstellingen vast die in lijn zijn met de doelstellingen van de klant.

Afdeling Accountbeheer

De afdeling accountmanagement beheert relaties met klanten, zorgt ervoor dat aan hun behoeften wordt voldaan en dat ze tevreden zijn met het werk van het bureau. Deze afdeling is ook verantwoordelijk voor het genereren van leads en verkopen voor het bureau.

Afdeling Data-analyse

Deze afdeling analyseert de prestaties van campagnes en levert op data gebaseerde inzichten die toekomstige strategieën informeren en de effectiviteit van campagnes verbeteren.

Hoe je je marketingbureau structureert

Zoals eerder vermeld, zijn er twee hoofdfactoren die invloed kunnen hebben op de marketingbureau-structuur die het beste is voor uw organisatie.

Diensten Aangeboden

De diensten die je aanbiedt bij je digitale bureau zullen de grootste impact hebben op de structuur van je bureau.

Beeldbron: Munro Agency

Een bureau dat gespecialiseerd is in SEO zal een heel andere structuur hebben dan een groot internationaal bureau dat meerdere marketingdiensten aanbiedt.

Als voorbeeld, als jouw bureau alleen gespecialiseerde diensten aanbiedt zoals SEO voor lokale bedrijven, dan is het misschien het beste om de pod marketingbureau structuur te implementeren waarbij je verschillende teams hebt voor verschillende projecten.

Dus je hebt een team dat zich toelegt op het bedienen van al je loodgietersklanten, een ander dat zorgklanten bedient, enz.

Een bureau dat meerdere diensten aanbiedt, zoals SEO, social media, contentmarketing, enz., zal waarschijnlijk de traditionele marketingbureau-structuur gebruiken. In de praktijk heb je een team dat zich toelegt op het doen van SEO voor al je klanten en een apart team dat social media beheert voor al je klanten.

Grootte van Uw Agentschap

Hoe groter uw bureau, hoe complexer uw structuur zal worden.

Een bureau bestaande uit meerdere werknemers, freelancers of aannemers zal waarschijnlijk veel meer rapportage en managementtoezicht vereisen dan een kleiner bureau.

Als zodanig hebben kleinere bureaus de neiging om vast te houden aan de pod-bureau structuur, terwijl grotere bureaus de neiging hebben om de traditionele of matrixstructuur te gebruiken.

Conclusie

Het implementeren van een marketingbureau-structuur is een must als je de efficiëntie en productiviteit in je bureau wilt verhogen.

Als je nog niet duidelijk hebt gedefinieerd wat je structuur is of als je net je eigen bureau begint, zorg er dan voor dat je een marktstructuur kiest die het beste past bij de unieke behoeften van je organisatie.

Heeft uw bureau een marketingbureau-structuur geïmplementeerd die we niet in dit artikel hebben genoemd? Zo ja, dan horen we graag wat uw model is. Tweet naar ons @seoptimer.