Wat is een Intakeformulier?
Een project intakeformulier is een vragenlijstdocument dat door marketingbureaus wordt gebruikt om een nieuw klantproject effectief en efficiënt te starten. Het intakeformulier bevat een reeks vragen met betrekking tot zowel de klant als de projectdetails. Om deze reden is een project intakeformulier de voorkeursoptie voor nieuwe projecten waarbij de werkrelatie projectgebaseerd of tijdgebaseerd is.
Voor maandelijkse retainerklanten zou doorgaans een projectbrief / klantenbrief worden gebruikt in plaats van een projectintakeformulier, aangezien de meeste basisinformatie van de klant al bekend is en de details die nodig zijn veel specifieker zijn voor het project.
Voordelen van Project Intake Formulieren voor Agentschappen
Succesvolle digitale bureaus vertrouwen op gestroomlijnde processen. Hoe meer van deze processen het bureau is gebouwd, hoe gemakkelijker het is om het bureau op te schalen en te laten groeien. Het belangrijkste voordeel van een projectintakeformulier is ervoor te zorgen dat elk nieuw klantproject goed van start gaat met een geformaliseerd proces vanaf dag 1. Het doel van het intakeformulier is om de efficiënte overdracht van projectinformatie van de klant naar het bureau te vergemakkelijken.
Kortom, het project intakeformulier helpt het nieuwe project op te zetten voor succes. Maar er zijn ook verschillende andere voordelen voor zowel het bureau als de klant:
1. Krijgt iedereen op dezelfde pagina, letterlijk!
Soms kunnen er meerdere belanghebbenden aan de kant van de klant betrokken zijn. Om miscommunicatie of misalignment van doelstellingen te voorkomen, is het altijd goed om documentatie te gebruiken om alle projectdetails op één plek vast te leggen en overeenstemming te krijgen van alle belanghebbenden.
Het project intakeformulier helpt duidelijkheid te verschaffen door het doel, de deliverables te definiëren en helpt verwachtingen te stellen, vooral met betrekking tot de reikwijdte van het werk. Dit helpt natuurlijk om scope creep te voorkomen, iets dat kan gebeuren wanneer er geen documentatie aanwezig is.
2. Stelt de norm voor samenwerking
De [klant-agentschap] relatie is meer waarschijnlijk om te werken als documentatie in het hart van elk proces staat. Een project intake formulier helpt een audit trail te behouden tussen jou en de klant. Mocht er iets misgaan in de toekomst, dan helpt het project intake formulier jouw kant van het verhaal te ondersteunen aangezien het door de klant is ingevuld en hun verwachtingen beschrijft. Het moet ook worden opgemerkt dat documentatie zoals deze helpt vertrouwen op te bouwen en laat zien dat je weet wat je doet.
3. Creëert workflow efficiëntie
Tijd besparen (zowel aan bureau- als klantzijde) is een groot voordeel van het gebruik van een project intakeformulier. Maar niet alleen dat, het formulier kan deel uitmaken van een reeks automatiseringen om je workflow nog efficiënter te maken. Bijvoorbeeld, de formulierinvoer kan direct worden ingediend in een projectmanagementtool en kan worden gebruikt om automatisch taken voor medewerkers te creëren of projectkaders op te zetten.
4. Helpt bij het opbouwen van een agentschapscultuur rond sterke processen
Het proces voor het intakeformulier van projecten moet een van de vele zijn die uw bureau gebruikt om soepele dagelijkse operaties te garanderen. Zoals we hebben behandeld in eerdere artikelen zoals How to Start a Digital Marketing Agency, is het duidelijk definiëren van de processen van uw bureau de sleutel tot het runnen van een succesvol bedrijf. Dit zorgt ervoor dat uw bureau kan groeien en opschalen omdat u consistente processen hebt opgebouwd voor klantprojecten.
5. Vermijdt e-mail heen en weer
Communicatie is de sleutel voor elke klant-bureau relatie. Het project intakeformulier kan helpen om overbodige e-mails te vermijden en voorkomen dat details verloren gaan in lange e-mailketens. Het voorkomt ook de gevreesde situatie waarin de klant per ongeluk op 'beantwoorden' klikt in plaats van 'allen beantwoorden' en er informatiegaten ontstaan binnen het projectteam.
Typisch Project Intake Formulier Proces
Het project intakeformulier vertegenwoordigt meestal een deel van een 3- of 4-delig nieuw klant intakeproces. Afhankelijk van uw bureautype (en grootte), kan het nieuwe klant intake (of onboarding) proces er ongeveer zo uitzien:
-
-
- Initiële contact: potentiële klant vindt je website via een Google-zoekopdracht, vult je contactformulier in, stuurt je een e-mail of neemt op een andere manier contact op
- Project intake formulier: potentiële klant vult uw project intake formulier in
- Voorstel (of pitch): je kunt het voorstel naar de klant sturen of het persoonlijk of via Zoom presenteren
- Kick-off meeting: klant accepteert je voorstel en een persoonlijke bijeenkomst of telefoongesprek start formeel het project
- Contract of Verklaring van Werkzaamheden (SoW) ondertekend: dit kan worden ondertekend tijdens of zelfs vóór de kick-off meeting
-
Wat op te nemen in uw Project Intake Formulier
Het project intakeformulier moet u helpen alle informatie vast te leggen die u nodig hebt om de reikwijdte van het project te begrijpen. Het is dus logisch dat het formulier specifieke vragen stelt over wat het project inhoudt.
Dit zal moeten worden aangepast op basis van het type project (bijv: SEO-project, content writing project, social media strategie project, enz.) maar de volgende vraagtypes zullen je helpen de meeste algemene vereisten vast te leggen:
Klantgegevens
- Klantnaam
- Contactpersonen (belanghebbenden)
- Contactgegevens (telefoon, e-mail, website)
Projectdetails
- Projectdoelstelling of doelen
- Hoog-niveau geschreven beschrijving van het project
- Projecttype / Vereiste diensten
- Start- & einddata, mijlpalen en prioriteiten
- UVP's (Unique Value Proposition)
- Details van concurrenten
Doelgroepdetails (indien van toepassing)
- Doelgroep persona's
- Doelgroep demografie / geografie
- Klantwaardedata
Begroting
- Projectbudgetbereik
- Maandelijkse retainerbereik (indien van toepassing)
Hoe een project intakeformulier te bouwen en te automatiseren
Naarmate klanten uw projectintakeformulieren invullen, zult u waarschijnlijk voordelen zien in het automatiseren van de verwerking van deze gegevens. In feite automatiseren de meeste digitale bureaus de gegevensverzameling om tijd te besparen. De voorbeelden onderaan dit artikel van digitale bureaus benadrukken allemaal het aspect van automatisering van deze gegevensverzameling en hoe ze dit hebben bereikt.
Als het gaat om het maken van je eerste project intakeformulier, is een eenvoudige (en gratis) plek om te beginnen Google Forms. Dit komt omdat reacties automatisch worden verzameld in Google Sheets, zodat je geen gegevens handmatig hoeft in te voeren.
Echter, wanneer het aankomt op het daadwerkelijk starten van klantprojecten, zou je doorgaans een soort projectmanagementtool gebruiken om het algehele project op te zetten, taken toe te wijzen, data bij te houden en de voortgang te monitoren.
Net als Google Forms, is een eenvoudige (en gratis) manier om te beginnen met een kanban-bord zoals die in Trello. Dus wanneer iemand het formulier indient, worden de gegevens aangemaakt als een nieuwe kaart in een Trello-bord. Deze automatisering wordt bereikt door Zapier te gebruiken tussen Google Forms en Trello:
Maar als je meer schaal nodig hebt en Trello ontgroeid bent, moet je overstappen naar een speciaal projectmanagementtool (zoals Asana hieronder weergegeven). Het voordeel van dit soort tools is dat ze volledig uitgerust zijn en dingen bevatten zoals ingebouwde formulierbouwers waarmee je een eenvoudig vragenlijstformulier kunt maken. De formuliergegevens worden dan automatisch rechtstreeks in de projectmanagementtool geplaatst wanneer ze worden ingediend.
Er kan nog steeds behoefte zijn aan Zapier. Andere digitale bureaus gebruiken data-automatiseringstools zoals Zapier om ingediende formuliergegevens van aangepaste formulierbouwers op te halen en deze ook in projectmanagementtools te pushen. Hoe dan ook, het resultaat is hetzelfde. Automatisering bereiken zal je helpen om algeheel tijd te besparen.
Download het Project Intake Formulier Sjabloon in Word DOCX
Download de Word-template en gebruik dit als basis voor je eigen intakeformulier voor bureauprojecten:
Voorbeelden van Project Intake Formulieren voor Digitale Bureaus
We spraken met een paar digitale marketingbureaus over hun projectintakeformulieren, hoe ze deze gebruiken en hoe de formulieren waarde leveren aan zowel de klant als het bureau:
Neem de trap
Take the Stairs zijn een digitaal marketing- en leadgeneratiebureau gevestigd in Nashville, TN. Ze zijn gespecialiseerd in het uitvoeren van leadgeneratiecampagnes voor tandartsen en medische spa-bedrijven.
Adam Carbonneau is de Oprichter en Managing Director van Take the Stairs. Adam zegt dat hun projectintakeformulieren een vereiste zijn voor elke leadgen-campagne die ze voor klanten uitvoeren.
Deze formulieren stellen het bureau in staat om een grote hoeveelheid verkoopcriteria van de klant te verzamelen en ervoor te zorgen dat ze de ideale prospects van de klant nauwkeurig targeten. Technisch gezien is het formulier gebouwd in Gravity Forms en gebruikt het Zapier om de gegevens naar ClickUp te sturen, dat het bureau gebruikt om hun projectpijplijn te beheren.
Een voorbeeld van Take the Stairs Project Intake Formulier
Adam zegt dat het idee om een project intakeformulier te gebruiken afkomstig is van het ABM (Account Based Marketing) verkoopmodel.
"Onze leadgeneratiecampagnes maken gebruik van de kracht van de database van LinkedIn Sales Navigator. We scrapen leadgegevens op basis van de verkoopcriteria van onze klant om 400-1500 van hun meest gekwalificeerde prospects te ontdekken."
Het bureau bereidt vervolgens de lijsten voor en voert activiteiten voor gegevensverrijking uit voordat ze LinkedIn's Matched Audiences gebruiken om merkbekendheid te verkrijgen voordat ze een koude outreach-campagne lanceren die erop gericht is hun ideale prospects iets nieuws te leren over hun branche - in plaats van zeer verkoopgericht te zijn.
Zodra prospects geïnteresseerd raken in de diensten van het bureau, wordt het projectintakeformulier gebruikt om de details te begrijpen over wat de klant wil bereiken:
"In plaats van een vergadering van 3 uur te houden, laten we onze klanten ons verkoopcriteriaformulier invullen op hun gemak. Na het indienen van het formulier worden interne tickets automatisch aangemaakt binnen ons projectmanagementtool en wordt onze Project Manager gewaarschuwd dat de klant klaar is om te beginnen."
Creative Click Media
Creative Click Media is een full-service digitaal marketingbureau in New Jersey gericht op creatieve marketing, webdesign en ontwikkeling.
Adam Binder is de oprichter van het bureau en vertelde ons dat ze onlangs een nieuw online project intakeformulier specifiek voor SEO-projecten hebben gelanceerd.
Het formulier is onderverdeeld in zeven categorieën die de klantgegevens, bedrijf, publiek, klanten, concurrenten en doelen behandelen.
"Het doel van dit intakeformulier is tweeledig: inzicht krijgen in het bedrijf en inzicht krijgen in de doelen en verwachtingen van de klant voor hun campagne."
Adam zegt dat het formulier ook bedoeld is om het bureau vanaf dag 1 op de voorgrond te plaatsen. Het hebben van de informatie bij de hand stelt zijn team in staat om voorlopig onderzoek te doen, wat leidt tot een productievere en actievere eerste lanceringsoproep. Door een voorsprong te nemen in het begrijpen van het bedrijf en de doelen van de klant, kan Creative Click Media vanaf het begin een meer gerichte en effectieve digitale marketingstrategie ontwikkelen.
Creative Click Media's SEO Project Intake Form
Een uniek aspect van Creative Click Media's project intake formulier is hun toon. Adam zegt dat het voor de klant intimiderend en overweldigend kan zijn om zoveel belangrijke vragen tegelijk te beantwoorden. Om dit te balanceren, hebben ze hun formulier felgekleurd gemaakt met populaire GIFs tussen de secties ingevoegd.
Dit helpt om wat humor en intrige toe te voegen aan een anders monotone taak, terwijl het de leuke kant van hun bedrijfscultuur benadrukt.
Stratosfeer
Stratosphere gevestigd in Irvine, CA is een specialistisch digitaal marketingbureau voor klanten in de [verzekeringsbranche].
Casey Preston is de Oprichter & CRO van het bureau en gebruikt project intake formulieren om een betere onboarding ervaring voor hun klanten te bieden en hun workflow te stroomlijnen. Ze halen ook andere voordelen eruit.
Casey zegt dat het formulier fungeert als een opstap naar het selecteren van het juiste project. Ze sturen het formulier naar klanten in de pre-samenwerkingsfase, in de hoop een gemeenschappelijke groep te vinden om overeenstemming over te bereiken.
Download [Stratosphere's] Project Intake Form
Wanneer de klant dit formulier indient, worden de gegevens in het eigen projectmanagementtool van het bureau ingevoerd en gebruikt als basis voor het vaststellen van de projectlevenscyclusfasen. Casey zegt dat het intakeformulier in de loop der jaren is geëvolueerd van een eenvoudig klantinformatieformulier naar een meer gedetailleerd projectgericht document.
Voor het team bij Stratosphere bieden deze formulieren meer dan alleen workflow-efficiënties, maar helpen ze daadwerkelijk bij het opbouwen van industrie-intelligentie. De gegevens die worden vastgelegd, geven hen ook trends over budgetbereiken, doelmarktsegmenten, UVP's (Unique Value Proposition) en concurrentielandschappen. Dit is des te belangrijker aangezien het bureau in een enkele niche opereert: Verzekeringen.
"Naarmate we onze dekking van de industrie segmenten blijven uitbreiden en meer digitale marketingdiensten aan onze vleugels toevoegen, zullen we verdere aanpassingen maken aan ons project intakeformulier, zoals vereist, om onze bureau doelen te bereiken"
Venture Kite
Niet alleen zijn project intake formulieren populair voor bureaus, maar ook voor bedrijven die submerken exploiteren. Venture Kite is zo'n bedrijf met een portfolio van verschillende websites. De groep heeft vergelijkbare bureau-achtige processen en gebruikt intern project intake formulieren.
Nadav Harari is de Hoofd van SEO bij Venture Kite en beheert digitale marketingprojecten in hun portfolio. Nadav zegt dat ze een constante stroom van nieuwe projecten en updates hebben die regelmatig worden uitgerold.
"We hebben het project intakeformulier van Asana geïntegreerd om ons te helpen met het efficiënt beheren van verzoeken van producteigenaren en verschillende afdelingen."
Elke producteigenaar binnen de Venture Kite-groep dient een taak in via het formulier en beschrijft het project evenals prioriteit, vervaldatum en bijlagen.
Deze formulieren worden vervolgens verwerkt via de gecentraliseerde Asana-werkstroom en opgesplitst in relevante taken met productieprioriteiten die wekelijks worden afgehandeld door de projectmanager en algemeen manager van Venture Kite.
Volgende Stappen
Vergeet niet om de Agency Project Intake Form template in Microsoft Word DOCX-formaat te downloaden. Het is volledig bewerkbaar, zodat je de vragen en het formaat kunt aanpassen aan jouw specifieke niche of serviceaanbod. Laat ons weten hoe het gaat, we horen graag van je op Twitter @seoptimer.
